Un sistema automático de control de acceso es capaz de identificar quién entró, a qué hora y dónde, ya sea por PIN, tarjeta o huella digital. Con el registro de estos elementos keyBPS le ayudará a implementar soluciones que van mucho más allá de la seguridad.
Tiempo y asistencia
De acuerdo a Kronos Incorporated, las faltas y retardos laborales ocasionan pérdidas de hasta 40% en la productividad, y 7 de cada 10 mexicanos suelen llegar al trabajo entre 10 y 30 minutos tarde. Muchas compañías que dan bonos por puntualidad a sus empleados han encontrado en el control de acceso una herramienta muy valiosa para monitorear y reportar sus niveles de asistencia.
Cuando se identifica a la persona y los horarios de entrada y salida, además de definir los días de asistencia, es posible definir la duración de las jornadas de trabajo. Para este fin, se instalan 2 lectores: uno que registra las entradas y otro las salidas. Se suman todas las horas que la persona estuvo dentro de las instalaciones y se restan los periodos fuera. No importa las veces que el usuario salió, ni la duración de los periodos fuera, obtendremos el tiempo productivo con horas, minutos y hasta segundos. Con la representación gráfica de estos periodos de tiempo se identifica fácilmente el desempeño del trabajador.
Integración a nómina
La recopilación automática de los datos anteriormente descritos se integra al sistema de nómina, facilitando el trabajo del área de recursos humanos que con un sistema convencional tendría que realizar estas tareas manualmente.
Además de medir las horas trabajadas, el desarrollo de keyBPS permite llevar un reporte de asistencias y retardos, hacer anotaciones e incluso agregar archivos a cada uno de estos eventos, como justificantes médicos, para documentar las incidencias.
En la misma plataforma se administran los periodos vacacionales y días especiales de cada empleado, con una fácil visualización que ayudará a a llevar el control de todas las áreas.
Estos sistemas también permiten establecer un horario de entradas y salidas, de modo que un usuario no podrá ingresar a las instalaciones en una hora no permitida, evitando el pago de horas extra no solicitadas. Además, si una persona pierde su tarjeta de acceso o deja de laborar en la empresa, bastará con desactivar de la plataforma su credencial, eliminando el riesgo de duplicados o accesos no autorizados.
Los trabajadores también se benefician, pues con estos registros pueden documentar sus asistencias y horas de trabajo para calcular el pago de bonos, horas extra trabajadas y días de vacaciones.
El uso del control de acceso para el seguimiento de nómina tiene la ventaja de usar un solo sistema para 3 funciones diferentes, lo que significa menor inversión en la compra de equipos, personal de operación y mantenimiento.
Verificación de identidad
Los checadores de asistencia convencionales tenían la desventaja de no estar personalizados, así que cualquier empleado podía tomar la tarjeta de un compañero y registrar su entrada por él. Para eliminar este riesgo se utilizan sistemas de reconocimiento biométrico, como los lectores de huellas digitales, que garantizan que únicamente tendrá acceso la persona autorizada. Algunos dispositivos combinan dos factores que pueden ser PIN, lectura de tarjeta o huella digital, para ofrecer mayor seguridad en aquellas zonas que requieren un acceso aún más restringido.
La integración con una base de datos y el sistema de videovigilancia amplía las opciones de seguridad. Al momento de registrar el ingreso, se muestra en una pantalla la información del usuario, como fotografía y nombre, mientras las cámaras de vigilancia muestran el video del ingreso en tiempo real. De esta manera se verifica la identidad de la persona, asegurando que efectivamente entró a las instalaciones y que no únicamente registró su entrada.
Mustering
Otra función importante que brinda el sistema de control de acceso es el mustering, que puede hacerse en dos modalidades: la primera es para ubicar a una persona en un área específica. Los registros de entrada y salida de un usuario en cada área pueden usarse para rastrear su desplazamiento dentro de las instalaciones y saber en qué zona se encuentra en un momento determinado. Esto podría servir para aclarar un delito, o ubicar rápidamente a una persona en una situación de emergencia.
También se utiliza como un sistema de agrupamiento instalando un lector en un punto de evacuación donde los usuarios tendrán que registrarse al llegar. La lista de registrados se compara con la lista de personas que debían ser evacuadas para reconocer quiénes aún se encuentran fuera del área segura y enfocar los esfuerzos en encontrarlas.
A menudo estas instalaciones pueden requerir información como los horarios de trabajo o días de vacaciones para no emitir una notificación de ausencia por una persona que está fuera de su turno laboral.
Además de situaciones de emergencia, el mustering puede utilizarse en el día a día de lugares donde los recuentos frecuentes son necesarios. Por ejemplo, en lugares que requieren un alto nivel de seguridad, como en fábricas o minas, sirve para asegurarse de que no hay personal en la zona de riesgo antes de iniciar actividades peligrosas. Si alguna persona registró su acceso en el área de peligro o el sistema detecta que un usuario no está en la zona segura, se desactiva la maquinaria hasta que todos estén a salvo.
Dependiendo de cómo se configure esta aplicación, la actividad de todos los dispositivos pueden reportarse en un mismo informe, exportándolo en PDF y envíandolo por correo electrónico.
